Fokus på onboarding er en selvfølge i mange virksomheter ved nyansettelser. Onboarding er noe mer enn bare å informere den nyansatte om formelle arbeidsoppgaver og jobbkrav. Kort fortalt dreier det seg om hele prosessen der arbeidsgiver hjelper den nyansatte med å tilegne seg kunnskap og ferdigheter som kreves for å integreres kulturelt og sosialt på en god måte i organisasjonen, i samspill med nye kolleger.

En vellykket onboardingprosess vil ofte resultere i høyere jobbtilfredshet, bedre jobbytelse, større organisatorisk forpliktelse og redusert turnover blant nyansatte. Men det er en gruppe arbeidstakere som ikke alltid har et ferdig lagt løp for sin onboarding, og det er lederne som kommer inn på en ny arbeidsplass.

Trond Inge Halten, Business Area Manager i Dfind, ble nylig intervjuet av Midtpunkt, Næringsforeningen i Trondheimsregionen. Her kan du lese artikkelen i sin helhet (fra side 14). Tekst: Kenneth Stoltz. Foto: Kristoffer Wittrup. 

Altfor mange slutter

I lyse og moderne lokaler i Sorgenfriveien tropper Midtpunkt opp en formiddag i gnistrende høstsol til en avtale med Dfind, som har utviklet et 100-dagers program nettopp for onboarding av ledere. Trond Inge Halten er områdesjef i Dfind, og ansvarlig for det drøyt tre måneder lange mentorprogrammet.

– Grunnlaget for å lykkes i en ny lederrolle legges tidlig. Forskning viser at så mye som en tredel slutter før de har vært to år i ny lederjobb, og 40-50 prosent når ikke ønsket resultat med ansettelsen. Det betyr at det er mye å vinne på en god plan og prosess i forbindelse med oppfølging og mentoring av ledere i ny jobb, sier Trond Inge Halten til Midtpunkt.

Mentorprogrammet i Dfind inneholder en konkret læringsplan for lederens første periode i ny bedrift. Denne perioden som ny leder av en virksomhet kan i mange tilfeller innebære både press, kaos og stress, og mye nytt på én gang for den det gjelder – både faglig, sosialt og kulturelt.

– Lederstil, tillitsbygging og forventningsavklaringer er grunnleggende aspekter i den første fasen, og det er et tett samarbeid mellom lederen selv, lederens leder – som ofte er eier eller styreleder – og rådgivere fra Dfind som en ekstern tredjepart. Sammen legger vi en plan for de 100 første dagene og identifiserer nøkkelelementer til suksess i den nye lederjobben, forklarer Halten.

Krysspress og resultatkrav

Ledere må stå til ansvar både overfor sin eier og sitt styre, fra medarbeiderne han/hun skal lede, for resultatene som skal leveres, og for omdømmet til virksomheten. I tillegg blir man ofte målt opp mot både resultater, lederstilen og personligheten til forrige leder.

– Det er mange sammensatte krav og forventninger, og det er heller ikke uvanlig å trå litt feil i starten. Da er det særlig viktig med god sparring i en uavhengig mentor som kan bidra til å hjelpe deg på rett kurs igjen, mener Halten.

Han påpeker at selv erfarne ledere trenger god onboarding tilpasset den enkelte. At du har lyktes i din forrige lederjobb er ingen garanti for at du blir en suksess neste gang. Forskjellige faktorer kan avgjøre om man lykkes, og det er ikke slik at én mal for onboarding passer alle.

Det er ikke det samme om du kommer utenfra som leder eller får posisjonen via internt opprykk. Og skal man videreføre eller omstille driften fra forrige ledelse? Snu skuta eller styre videre på samme kurs? Ulike utfordringer må nødvendigvis forutsette ulike tilnærminger til onboardingsprosessen, er Haltens budskap. Når de 100 dagene med aktiv mentoring av nysjefen nærmer seg slutten, er hovedfokus å sette overordnede mål og legge en strategi og handlingsplan for veien videre.

– Vi følger naturligvis også opp lederne i de respektive bedriftene i en tiltaksfase etter de første 100 dagene om det er ønsket. Jobben vår er å bidra til at overgangen i ny jobb blir så smidig og vellykket som mulig for hele organisasjonen, smiler områdesjef Trond Inge Halten i Dfind.

Dfinds 3 råd til deg som er ny leder

1. Husk at du er ny i den stillingen du har begynt, selv om du er en erfaren leder. Det å tiltre en ny lederstilling kan være utfordrende for deg, og også for organisasjonen som får en ny leder å forholde seg til.

2. Ta deg nok tid i starten til å gjøre en god analyse og stille en velfundert "diagnose". Bruk tid på myke kilder. Snakk med folk 360 grader rundt deg og bygg tillit. Bruk tid på harde kilder, som økonomiske dokumenter, strategidokumenter, avtaleverk, kontrakter og lignende. Avklar forventninger og rammebetingelser.

3. Sett deg smarte mål, få noen raske seire, og lær deg det nødvendigste om fag, produkter, tjenester, markedet. Først når du har gjort analysen, stilt diagnosen og lært deg det viktigste, så har du grunnlag for å ta større og mer langsiktige beslutninger.

6 steg for effektiv onboarding

1. Introduksjon til bedriftskulturen: Dette kan inkludere selskapets historie, visjon, misjon, verdier og mål.

2. Nødvendig jobbtrening: Gi nyansatte kunnskapen og ferdighetene de trenger for å utføre jobben sin.

3. Sosialisering: Introduksjon til teamet og andre avdelinger, inkludert sosiale begivenheter eller teambyggingsaktiviteter.

4. Administrative prosedyrer: Dette kan omfatte HR-relaterte oppgaver som å fylle ut nødvendige skjemaer, sette opp IT-verktøy, få tilgang til nødvendige systemer o.l.

5. Mentor- eller fadderprogrammer: Øremerk en erfaren kollega til å gi den nyansatte veiledning, støtte og råd.

6. Kontinuerlig feedback: Ta jevnlig avsjekk på at den nye medarbeideren opplever støtten og ressursene som trengs, og at hen kommer inn i arbeidsoppgaver og sosialt samspill.

Erfarent rådgiverteam

Ved Dfind sin avdeling i Trondheim finner du Camilla Herstad, Joachim Claeson, Trond Inge Halten og Laura Cecilie Lydiksen. Teamets kjernekompetanser er bistand innen lederutvikling, mentortjenester, kurs og organisasjonsutvikling, rekruttering og strategiprosesser.